دگرگوني‌هاي تكنولوژيك كه در صنايع بانكداري و بيمه رخ داده، نشانه اصلاحات فراگيري است كه تقريبا هر جنبه از كار يقه سفيد و خدماتي را از نو تعريف مي‌كند. در قلب اين تغييرات، دگرگوني دفتر كار سنتي قرار دارد:
از محلي كه با قلم و كاغذ سر و كار دارد به محيطي كه اطلاعات را به صورت الكترونيكي پردازش مي‌كند. اينك دفتر الكترونيكي بدون كاغذ، هدف تجارت مدرن شده است.
تغييرات در تكنولوژي‌ها و عمليات اداره‌ها و دفاتر كار در دوران انقلاب صنعتي خارق‌العاده بوده است. كافي است فقط به ياد آوريم كه كاغذ خشك‌كن، مداد پاك‌كن‌دار و قلم‌هاي فلزي كمتر از 150 سال پيش مرسوم شدند. ابتدا در دهه 1870 كاغذ كاربن و ماشين تحرير در ادارات باب شدند. ماشين حساب‌ها و جدول‌بندي با كارت پانچ در دهه 1880 رايج شدند. دستگاه پلي‌كپي در سال 1890 اختراع شد. اين تحولات در ساز و كار ادارات همراه با اختراع تلفن موجب بهره‌وري چشمگير در بازرگاني و تجارت طی مرحله رشد سرمايه داري صنعتي گرديد. اكنون در زماني كه اقتصاد جهاني دستخوش تحولات سومين انقلاب صنعتي است، ادارات و دفاتر كار نيز تحول مشابهي را از سر مي‌گذرانند تا جريان پرشتاب فعاليت اقتصادي را به گونه‌اي بهتر هماهنگ و كنترل نمايند. دفتر الكترونيكي، ميليون‌ها شغل دفتري را تا پايان اين دهه حذف خواهد كرد.
در هر روز كاري در ايالات متحده، 600 ميليون برگ نسخه چاپي كامپيوتر چاپ مي‌شود، 76 ميليون نامه فرستاده مي‌شود و هر كارمند 45 برگ كاغذ پر مي‌كند. مصرف كاغذ ادارات آمريكا نزديك به يك ميليارد برگ كاغذ در سال است كه براي پوشاندن سطح کره زمين كافي است. يك ديسك نوري بيش از 15 ميليون صفحه كاغذ را مي‌تواند ذخيره كند. امروزه 90 درصد اطلاعات هنوز روي كاغذها ذخيره مي‌شوند در حالي كه 5 درصد روي ميكروفيش‌ها و 5 درصد ديگر روي رسانه‌هاي الكترونيكي ذخيره مي‌شوند. اما اينك شركت‌هاي اداري و تجاري با افزارهاي جديد پردازش تصويري شروع به تبديل ادارات خود به اتاق كار الكترونيكي كرده‌اند. بنا به نظر كنايه‌آميز مجله بيزينس ويك، پردازش تصويري اين امكان را در اختيار كارمندان مي‌گذارد تا «به جاي اينكه اسناد ادارات خود را با سرعت نامه‌رسان‌ها به اين طرف و آن طرف بفرستند، تصاوير ديجيتالي آنها را با سرعت الكترون‌ها انتقال دهند». تحليلگران اقتصادي پيش‌بيني مي‌كنند كه بازار پردازشگرهاي تصويري از همين اكنون تا دهه‌هاي نخست سده بيست و يكم به نحو فاحشي رشد نمايد.
نورداستروم، فروشگاه زنجيره‌اي در شهر سياتل، با تغيير سيستم ثبت گزارش‌هاي داخلي خود بر كاغذ به گزارش‌هاي الكترونيكي كه صرفا روي كامپيوترها قابل دسترسي است، سالانه بيش از يك ميليون دلار در هزينه‌هاي مصرف كاغذ خود صرفه‌جويي مي‌كند. شركت بيمه آتنا كه پيشتر از آن ياد كرديم، صرفه‌جويي بسيار بيشتري كرده است. اين كمپاني عظيم بيمه پي برد كه 453 دستور نامه جداگانه دارد كه پيوسته بايد به هنگام شود. مديريت شركت تصميم گرفت تا نسخه‌هاي چاپي را كنار گذارده و از اطلاعات ذخيره شده الكترونيكي استفاده كند. جان‌لوونبرگ كه خدمات اطلاعاتي شركت را هدايت مي‌كند، مي‌گويد: «كاغذ در خدمات اداري مانند كلسترول در جريان خون است... كاغذ بد همانند ذراتي است كه راه شاهرگ‌ها را مي‌بندد.» اكنون مي‌توان در صورت نياز به تغيير در دستور نامه‌ها، از طريق الكترونيكي اين كار را انجام داد و در نتيجه اطلاعات به فوريت در دسترس تمام 4200 كارمند شركت قرار مي‌گيرد. در اين شيوه ديگر نيازي به تايپ، نمونه‌خواني، چاپ، تنظيم، صحافي، ارسال و بايگاني اطلاعات نيست. آتنا با روي آوردن به دستورنامه‌هاي الكترونيكي، سالانه بيش از 6 ميليون دلار صرفه‌جويي كرده است.
ديگر نيازي به فرستادن بيش از 100 ميليون كاغذ ضميمه و اطلاعات جديد كه هر صفحه از آن 5/4 سنت تمام مي‌شود، نيست. كار كمتر با كاغذ به معناي كارمند كمتر است. آتنا قسمت انبار خود را كه در آن كارمندان «كار ديگري جز به‌هنگام كردن دستورنامه‌ها نداشتند»، تعطيل كرده است. لوونبرگ مي‌گويد كه آتنا به سرعت به سمت اداره كار بدون كاغذ در حركت است «زيرا اين شيوه براي تحويل و نگهداري اطلاعات كارآيي بيشتري دارد.»
بسياري از كساني كه در صنعت نرم‌افزارهاي كامپيوتري كار مي‌كنند، با مقايسه اداره‌هاي بدون كاغذ با جامعه بدون پول نقد، پيش‌بيني مي‌كنند كه اكثر شركت ها قبل از دهه دوم سده آينده به اين شيوه جديد اجراي كارهاي اداري رو آورند. نيركس كه يك شركت انگليسي است، كارهاي پستي خود را به صورت الكترونيكي پردازش مي‌كند. وقتي نامه‌اي كتبي به دبيرخانه وارد مي‌شود، تصويري الكترونيكي از نامه بر صفحه مونيتور ظاهر مي‌شود. كارنامه مربوطه اطلاعات كليدي را درباره نامه از قبيل نويسنده، تاريخ تحويل و آدرس در يك بانك اطلاعاتي در شبكه وارد مي‌كند. سپس تصوير با انتقال به ايستگاه كاري كامپيوتري، در آنجا به صورت الكترونيكي به اداره مربوطه فرستاده شده و به صورت الكترونيكي بايگاني مي‌شود.
در سال 1993 شركت مايكروسافت با همكاري پنجاه شركت جهاني شامل زيراكس، هولت پاكارد، كانن و كامپاك برنامه مشتركي را اعلام كردند كه در آن تمام سيستم‌هاي موجود كامپيوتري در يك شبكه واحد يكپارچه مي‌شوند. اين شبكه واحد كه «مايكروسافت در محل كار» نام دارد، تلاش بلندپروازانه‌اي است براي راهگشايي در عصري كه ادارات به صورت كامل الكترونيكي مي‌شوند. در آينده‌اي بسيار نزديك، شركت‌ها قادر خواهند بود تا پست الكترونيكي دريافت كنند، با آن ارتباط برقرار كنند، آن را در يك بانك اطلاعاتي متصل وارد نمايند، بايگاني كنند و حتي در نسخه‌هاي چندگانه چاپ نمايند، تنظيم نمايند و بدون اينكه دست هيچ انساني آن را لمس نمايد، به جاهاي ديگر بفرستند. مايكروسافت در حال حاضر روي سيستم دفتر الكترونيكي پيچيده‌تري مشغول كار است كه براي مديران اين امكان را به وجود مي‌آورد كه در حين سفر گزارش‌هاي كتبي را دريافت كنند. مدير مي‌تواند در حاشيه كاغذ نكاتي را اضافه يا حذف كند. آنگاه گزارش مستقيما به كامپيوتر ديگري در اداره محلي فاكس مي‌شود كه در آنجا خوانده و حتي يادداشت‌هايي را كه با خطي ناخوانا نوشته شده، مشخص مي‌نمايد. سپس نسخه تميز و پاكنويس شده آن براي انتقال الكترونيكي به كارمندان، كارپردازان و مشتريان آماده مي‌شود. نمايش خيره‌كننده ابزارهاي دفتر الكترونيكي پيشرفته، تحقق كامل دفتر الكترونيكي را نزديك‌تر مي‌كند. مديران شركت‌ها پيش‌بيني مي‌كنند كه با به كارگيري نيروي كار يقه سيليكوني [كامپيوترها] بهره‌وري را افزايش و نيروي كار را كاهش دهند و به اين طريق ميلياردها دلار صرفه‌جويي كنند. براي ميليون‌ها كارمند دفتري، دفاتر الكترونيكي به معناي پايان فعاليت كاري آنها مي‌باشد.
نظرات شما عزیزان:
تبادل لینک هوشمند